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Cada vez son mas las restricciones que las aerolineas implementan en sus politicas de reservas y cuyo incumplimiento penalizan con severos ADMs. Las recomendaciones que encontrareis a continuacion, en este breve manual de buenas practicas, os ayudaran NO incurrir en lo que las aerolineas consideran mala praxis y, en consecuencia, os ayudaran evitar los ADMs.
1.1.- Se considera mala praxis intentar conseguir la disponibilidad en las clases inferiores buscando los vuelos indicando otro origen/destino que el solicitado por el cliente. Ej.: necesitamos un MAD MUC pero vemos que el vuelo esta bastante lleno:
1 LH1117 J9 C9 D9 ZL Y9 B9 M9 /MAD 2 MUC 1 1820 2105 E0/321 IR 2:45
U9 H9 GL QL VL WL SL TC EC LC KC
La agencia busca entonces un MAD MUC WAW y Amadeus despliega la disponibilidad en las clases inferiores ya que en esta ruta aun están abiertas:
1 LH1805 J3 C3 D2 ZL Y9 B9 M9 /MAD 2 MUC 2 1800 2035 E0/319
U9 H9 G9 Q9 V9 WL SL TC EC LC KC
2 LH2530 J3 C3 D2 ZL Y9 B9 M9 /MUC 2 WAW 2125 0330+1E0/320 6:30
U9 H9 G9 Q9 V9 WL SL TC EC LC KC
La agencia reserva esta opción y posteriormente cancela el tramo MUC WAW. Esta practica de NO respetar los segmentos casados y la regla de ORIGEN/DESTINO se considera mala praxis y se penaliza con ADMs.
1.2.- Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, tampoco se deben reservar los vuelos por separado. Se considera mala praxis, y en consecuencia penaliza con ADMs, reservar por separado el trayecto MAD MUC y a continuacion MUC WAW. La busqueda de la disponibilidad debe respetar la regla de ORIGEN/DESTINO, es decir, se debe realizar desde MAD hasta WAW, ej.: SN10SEPMADWAW/ALH y siempre respetando el orden cronologico del itinerario.
1.3.- Tambien se considera mala praxis reservar los segmentos de vuelo comenzando por los vuelos de regreso y reservando los vuelos de ida a continuación. Esta practica de NO respetar la regla de PUNTO DE COMIENZO DE VIAJE se penaliza con ADMs. Todos los vuelos se deben reservar en su orden cronológico, comenzando por la ida y reservando los siguientes vuelos a continuación según su orden cronológico solicitado por el viajero.
1.4.- En caso de cambio/remisión de vuelos con rerouting en un billete emitido, si lo que cambiamos es el primer vuelo y cambiamos el pais origen del viaje, aunque no desemos cambiar los vuelos de regreso, los debemos eliminar y reservar de nuevo, ya que algunas aerolineas lo consideran cambio de PUNTO DE COMIENZO DE VIAJE.
2.1.- Siempre que la aerolinea cancele nuestras plazas en una reserva NO emitida, o estas se nos pasen de tiempo limite de emisión, NO debemos retomarlas en el mismo localizador, debemos crear un localizador nuevo para ello.
2.2.- Las aerolineas penalizan con ADMs a las agencias de viajes que esten de forma continua renovando la misma reserva a nombre del mismo pasajero sin emitir los billetes. Esta practica llamada "churning", esta prohibida y se penaliza con ADMs. Lo mas habitual es que a partir de la cuarta reserva se penalice a la agencia por cada segmento de vuelo renovado para el mismo pasajero. El numero exacto de posibles renovaciones en cadena depende de cada aerolinea y esta publicado en su politica de reservas.
3.1.- Las aerolineas detectan de forma automática las duplicidades y algunas, ademas de cancelar las plazas, penalizan a la agencia con ADM.
3.2.- Cuando renovamos una reserva debemos previamente anular la reserva original para evitar duplicidad y en consecuencia el ADM.
3.3.- También se considera duplicidad mantener, en una o varias reservas, distintos vuelos para el mismo pasajero al mismo destino (ej. el viajero no sabe si va a necesitar el vuelo de ida por la mañana o por la tarde y pide reservar los dos). Esta practica se considera mala praxis y, dependiendo de la aerolinea, puede generar un ADM.
Muchas de las aerolineas NO permiten billetes cruzados y penalizan estas practicas con severos ADMs. Desde que existe el billete electrónico este tipo de practicas es facilmente detectable. Si por la razón que sea el pasajero tiene la necesidad de cruzar dos billetes, tienen que ser billetes de aerolineas diferentes en localizadores diferentes y es recomendable que NO pertenezcan a la misma alianza aérea.
5.1.- Esta prohibido utilizar nombres ficticios tipo: TEST/TEST, PRUEBA/PRUEBA o DSBH/DFBDF etc. Las aerolineas lo detectan y penalizan por ello con ADMs. Si tenéis necesidad de realizar una reserva de prueba debéis utilizar nombres reales y si no los tenéis podéis utilizar vuestros propios. Si las pruebas forman parte de un curso de formación estas se deben realizar en entorno de practicas, nunca en producción.
5.2.- Los nombres y apellidos se han de introducir según vienen en el documento de identidad del pasajero con el que este va a viajar (sin caracteres especiales). Ej: MARTINEZ GOMEZ/JOSE MIGUEL MR
5.3.- En caso de nombres y/o apellidos muy largos es recomendable reconfirmar con la compañía si tiene un limite de caracteres en su sistema para evitar problemas a la hora de emisión del billete (si superan los 40 caracteres incluidos los espacios y la barra). Puede que nuestro GDS nos deje introducir los nombres y apellidos completos, pero si el sistema de la aerolina no los reduce automaticamente hasta su propio limite, puede que no nos deje emitir el billete. En estos casos podemos introducir los apellidos y primer nombre y la primera letra del segundo.
5.4.- NO se pueden utilizar las abreviaciones (ej. Mayte en vez de Maria Teresa). El personal de la aereolinea o las autoridades aduaneras pueden denegar el embarque al pasajero cuyos nombres en la reserva no coincidan con los que aparecen en su documento de viaje.
5.5.- Es obligatorio incluir las fechas de nacimiento de CHDs y de INFs en las reservas. Ej. LOPEZ GOMEZ/TOMAS(CHD/12SEP07) o (INFLOPEZ/MARIA/10JUN12) o (INF/MARIA/10JUL12). Algunas aerolineas penalizan con ADMs falta de esta información.
Es necesario incluir el contacto de agencia así como el contacto del pasajero (telefono/e-mail) y el contacto de emergencia, en cumplimiento de la actual resolucion 812 de IATA (SRCTCM-34612345678/ES para movil, SRCTCE-correo//gmail.com/ES para e-mail o SRCTCR para indicar que el pasajero no desea facilitar su contacto). Algunas aerolineas no permiten emisión de sus billetes si faltan estos datos de contacto.
En caso de tener que incluir los datos de pasaporte o DNI en la reserva, siempre tienen que ser los datos que vienen en el documento de viaje, bajo ningún concepto datos ficticios. En caso de algunos destinos no es posible emisión del billete si faltan estos datos (ej. EE.UU). Algunas aerolineas penalizan con ADMs la falta de datos minimos (DOCS corto) aunque se trate de un destino que no los exige (ej. S7 penaliza con ADMs de 10.00EUR por pasajero si no se introduce SR DOCS con datos minimos).
Tan pronto nos salten por colas, es obligatorio eliminar del PNR los segmentos en estatus HX, UN, UC, NO, etc. Las aerolineas penalizan con ADMs por las reservas en las que no se han removido estos segmentos. También los PNRs con segmentos en estatus HK pero sin billete emitido pueden ser penalizados ya que esto supone un NO SHOW para la aerolinea, impide la venta de la plaza a otro viajero ocasionado un daño económico y nuestro deber, como agentes de viajes IATA, es evitarlo.
9.1.- Si no emitimos el billete en el momento de bloquear las plazas, antes de emitir es necesario retarificar la reserva ya que es la mejor forma de comprobar si la tarifa y sus condiciones no han variado.
9.2.- Para cargar la tarifa utilicemos únicamente las transacciones habituales como: FXP/R,UP (cargar una tarifa respetando las clases de reserva), FXB/R,UP (cargar la tarifa mas económica cambiando las clases de reserva), FXA/R,UP (ver listado de tarifas posibles de aplicar para nuestro PNR con la disponibilidad actual), FXP/R,U090697 (tarifas TTOO/NEGO), FXP/R,UP,U090697 (tarifas publicadas y TTOO/NEGO), etc.
9.3.- NO utilicemos variaciones de estas transacción que no conozcamos ya que pueden forzar/alterar la carga de la tarifa y en consecuencia causar un ADM. Hay agentes que están añadiendo a estas transacciones los indicadores donde se hará un stopover, un transfer o un fare break point y NO es necesario. Amadeus lo reconoce automaticamente y aplica la mejor tarifa por defecto.
En una reserva pude haber varios tiempos limites de emisión dependiendo del numero de las aerolineas que participan en el itinerario. Cuando cotizamos la reserva con FXP el sistema nos responde con LAST TKT DATE, es decir el tiempo limite de emisión y posteriormente la aerolinea vuelca el tiempo limite de las plazas por medio de un mensaje SR. Si hay mas de una aerolinea en el itinerario, cada una puede volcar su propio tiempo limite por medio del SR. Entre el tiempo limite de la tarifa y el tiempo limite de las plazas debemos guiarnos siempre por el tiempo limite más restrictivo de todos.
El campo "FT" es el campo de TOUR CODE que se vuelca en el TST de la reserva y NO se debe alterar cuando se ha cargado de forma automática (como en caso de las tarifas TTOO, negociadas etc.) ni rellenar cuando no procede, ya que la aerolinea puede penalizar con ADM esta practica. Algunas aerolineas usan este campo, por ejemplo, para identificar sus clientes de empresas, o con un acuerdo comercial, etc. Por esta razon, se puede dar el caso que tengamos este campo cargado dentro del perfil de GDS de nuestro cliente y si cargamos en el PNR el perfil del pasajero de forma indiscriminada, es decir sin especificar las lineas a copiar, podemos cargar el campo "FT" sin querer. Si esto ocurre, y se trata de reserva de una aerolinea que no usa el campo "FT" con este fin o que no permite su uso con este fin dentro de su politica de reservas, esto nos puede ocasinar un ADM. Cargar la informacion de los perfiles del viajero especificando las lineas a copiar nos ayudará a evitar estas incidencias y los ADMs.
Una reserva que tiene mas que 9 pasajeros se considera un grupo y debe de tramitarse con el Dpto. de Grupos de la aerolinea. Si reservamos mas que 9 plazas en localizadores sueltos corremos riesgo de que sean canceladas por la aerolinea y/o de recibir un ADM. Esta practica se considera mala praxis y la muchas de las aerolíneas la penalizan una vez detectada.
Es necesario incluir los números de DNIs/NIEs o de certificado tal y como vienen en el documento. Cualquier variación puede causar un ADM que no será disputable si la Aviación Civil rechazara la subvención por errores en la emisión de billete.
Es importante rellenar correctamente el formulario SCCCF en caso de pagos en GDS por medio de UATP con una tarjeta de crédito (datos, firma del titular, pasarlo por la bacaladera etc.) ya que este documento es la prueba que las compañías exigen en caso de que un cliente rechace el cargo.
15.1.- La reserva de nuevas plazas y la remisión del billete tiene que hacerse al mismo tiempo. Algunas aerolineas penalizan con ADMs a las agencias que no respectan esta regla.
15.2.- No se deben reservar las plazas sin tener el visto bueno definitivo del pasajero para la remisión, por ejemplo bloquear el espacio mientras el pasajero se decide o bloquear el espacio mientras calculamos el coste de la remisión (esta operación se debe realizar sin grabas las plazas en el PNR) ya que algunas aerolineas (Grupo Lufthansa en especial: LH, LX, OS, SN) exigen el pago de la penalización por el mero hecho de reservar y guardar las nuevas plazas en un PNR con billete ya emitido, aunque la oficina las cancele después. Dichas aerolineas emitirán un ADM para reclamar el importe de la penalización a pesar de no haberse llevado a cabo la remisión del billete.
15.3.- Esta prohibido introducir en el PNR campos FHE con números de billete ficticios o que no sean del pasajero en cuestión.
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